近年、電子契約書の利用が広がっています。
電子契約書の利用は業務の効率化やコスト削減につながりますが、注意すべきポイントも存在します。
電子契約書のメリット・デメリットを把握し、業務に役立ててください。

電子契約書とは

電子契約書とは、インターネット上で使用する契約書です。
オンラインで契約書の作成から締結まで行えるため、業務の効率化を図れます。
電子契約書を用いた契約は、国や地方自治体などでも導入されています。

電子契約書の法的な証拠力

電子署名法では、電子署名を利用した文書には書面での契約と同様に法的な証拠力があるとされています。

電子契約書では、印鑑での押印の代わりに電子署名を利用します。
電子署名は文書を暗号化する仕組みによって、文書の作成者が誰であるかを証明するシステムです。
また印鑑証明書の代わりに電子証明書を利用します。
電子証明書は認証局などが発行するもので、電子的な身分証明書です。

さらにタイムスタンプを付与することで、次の内容が証明されます。

● タイムスタンプ付与時にデータが存在していた
● タイムスタンプ付与時からデータの編集が行われていない

これらを併用することで、文書作成者のなりすましやデータの改ざんが行われていないことを証明でき、法的な証拠力が担保されます。

電子契約書のメリット

電子契約書を利用することで、事業者は次のようなメリットを得られます。

保存性に優れている

書面による契約書と違い、電子契約書はサーバー上に保存されるため、オフィスに保管場所を用意する必要がありません。
ファイリングする手間もなく、過去に結んだ契約書を検索することも容易です。
さらに契約書の物理的な劣化が起こらず、紛失するリスクもありません。

収入印紙が必要ない

電子契約書による契約は印紙税が課税されません。
書面で契約書を作成する場合には収入印紙の貼り付けが必要となりますが、電子証明書では収入印紙の貼り付けも、別途納税する必要もありません。

大口の契約ではとくに印紙税が高額になるため、電子契約書を利用することで大きな節約効果が生まれます。

効率化を図れる

電子契約書はオンラインで送付できるため、郵送代を節約できます。
契約書の送付や返送にかかる時間や事務的な手間も削減でき、スピーディーな取引が可能です。
リモートワークをしている場合にも、事務処理のために出社する必要がありません。

不正を防止できる

電子署名やタイムスタンプを利用することで、電子契約書の作成者や作成日時を証明できます。
これにより、改ざんのリスクを下げることが可能です。

さらに電子契約のサービスによっては、契約書の閲覧制限やアクセスログなどが利用できることもあります。
そういったサービスを利用することで、より強力なセキュリティ対策ができます。

電子契約書のデメリット

ただし電子契約書には次のようなデメリットも存在します。

取引先が電子契約書の利用に応じない可能性がある

電子契約書を利用するためには、電子署名や電子証明書を使用できる環境整備が必要になります。
取引先がシステムに対応していない場合には利用できません。

また取引先が電子契約書の安全性を疑問視し、書面での契約を求めてくることもあります。
電子契約書利用の合意を得られなければ、書面で対応せざるを得ません。

取引先ごとに書面契約と電子契約を使い分けている場合、社内業務が煩雑化し、かえって手間がかかる恐れもあります。

サイバー攻撃などのリスクがある

契約書がサーバーに保存されているため、サイバー攻撃やウイルス感染などによって機密情報が洩れてしまうリスクがあります。
常に最新のウイルス対策やセキュリティ対策が必要です。

電子契約の法律に対応する必要がある

電子契約書を利用するには、書面で行う契約とは違う法律にも対応しなければいけません。
電子契約には次のような法律があります。

● 電子署名法
● 電子契約法
● e-文書法
● デジタル改革関連法
● 電子帳簿保存法

たとえばe-文書法では、文書の電子保存について次の要件を満たすよう定められています。

● 見読性
● 完全性
● 機密性
● 検索性

電子契約の導入は過渡期にあります。
法律の改正も行われているため、常に正しい契約書を作成できているか、正しく保管できているかの確認が必要です。

電子契約書に対応していない契約がある

一部の契約では、書面による契約書の作成・交付が義務付けられています。
その場合、電子契約書は利用できません。
ただし将来的に法改正によって電子契約が可能となることも考えられます。
最新の法律に注意が必要です。

まとめ

この記事では電子契約書のメリット・デメリットについて解説しました。
電子契約書を利用することで作業を効率化でき、改ざん防止などのセキュリティ対策もできます。
ただし取引先の同意がなければ利用できません。
また、電子契約書に関するすべての法律に対応する必要があります。
電子契約書の導入、トラブル対応は弁護士にご相談ください。